W ratownictwie górskim nie ma miejsca na opóźnienia – liczy się szybkość reakcji, precyzja i niezawodność. Tych samych zasad GOPR postanowił trzymać się także w obszarze administracji. Decyzja o wdrożeniu nowoczesnego systemu informatycznego pozwoliła organizacji uporządkować działania wewnętrzne, zyskać lepszy wgląd w finanse i ograniczyć obciążenia biurokratyczne.
Logistyka równie ważna jak teren
W strukturze GOPR działa siedem niezależnych grup regionalnych – każda z własną specyfiką, budżetem i zakresem działań. Przez lata funkcjonowały one w oparciu o odrębne systemy księgowe i kadrowe, co znacznie utrudniało koordynację oraz tworzenie jednolitych raportów na poziomie ogólnopolskim.
Rosnące wymagania w zakresie przejrzystości finansowej i sprawozdawczości, a także potrzeba lepszej kontroli nad budżetem, skłoniły organizację do podjęcia decyzji o unifikacji narzędzi. Celem było uproszczenie codziennych operacji, zbudowanie wspólnej bazy wiedzy i zapewnienie sprawnego przepływu informacji między jednostkami.
Centralizacja jako klucz do spójności
Wdrożenie jednego, spójnego systemu umożliwiło konsolidację danych finansowych i kadrowych w ramach jednej bazy. Dzięki temu wszystkie jednostki GOPR zaczęły pracować na tych samych zasadach – bez względu na lokalizację czy skalę działalności.
Zmiany objęły m.in.:
-
standaryzację dokumentów księgowych i kadrowych,
-
automatyzację obiegu dokumentów,
-
stworzenie jednolitych struktur raportowania,
-
dostęp do danych w czasie rzeczywistym dla Zarządu Głównego.
W rezultacie każda z grup zyskała narzędzie, które nie tylko przyspieszyło obsługę administracyjną, ale też zwiększyło precyzję działań i ułatwiło współpracę między oddziałami.
Mniej formalności, więcej czasu na działanie
Efekty wdrożenia były odczuwalne już w pierwszych tygodniach funkcjonowania nowego systemu. Obowiązki księgowe i kadrowe przestały być źródłem opóźnień i niepotrzebnych komplikacji. Pracownicy administracyjni mogą teraz przygotowywać zestawienia i raporty bez konieczności żmudnego łączenia danych z różnych źródeł.
Organizacja zyskała również możliwość szybkiego dostosowania się do zmieniających się przepisów – system wspiera m.in. generowanie plików JPK, ewidencję środków trwałych, przygotowanie deklaracji oraz personalizację wydruków. Tego rodzaju elastyczność to ogromna wartość w kontekście zmiennych wymogów prawnych.
Bezpieczne zarządzanie informacjami
Jedną z istotnych korzyści jest poprawa bezpieczeństwa i kontroli nad danymi. Centralna baza pozwala ograniczyć ryzyko błędów, duplikacji dokumentów czy niespójności. Wszystko odbywa się w ramach ustandaryzowanego środowiska, co zwiększa przejrzystość finansów i wzmacnia zaufanie instytucji nadzorujących.
Zastosowany program do księgowości (szczegóły na https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/ksiegowosc/) zapewnia narzędzia nie tylko do bieżącej obsługi finansowej, ale też do planowania i analizy – co jest szczególnie istotne dla organizacji odpowiedzialnej za zarządzanie środkami publicznymi.
Kierunek: nowoczesna organizacja
Dzięki cyfryzacji, GOPR może dziś zarządzać swoimi zasobami prościej, sprawniej i bezpieczniej. Wdrożenie jednego systemu pozwoliło na realne odciążenie zespołów administracyjnych, a tym samym – przeznaczenie większej ilości czasu i energii na to, co najważniejsze: działania operacyjne i pomoc w górach.
Organizacja już planuje kolejne etapy rozwoju technologicznego – m.in. integrację z systemem e-Faktur i dalsze automatyzowanie procesów, co pozwoli jeszcze skuteczniej realizować misję GOPR w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym i organizacyjnym.
Artykuł sponsorowany
